Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social: Easy Logistics Colombia S.A.S.

NIT: 901.046.168-5

Domicilio: Avenida calle 26 # 69 - 76 TORRE 3 OF 1501, Bogotá, Colombia.

Correo de contacto para datos personales: c.hernandez@easy-logistics.co.

Teléfono: (+57) 320 8976999.

2. Datos personales que recolectamos

A través de nuestros formularios web y de los contactos posteriores que tengamos contigo podemos recolectar, entre otros:

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de teléfono celular, correo electrónico y, si los suministras, empresa y cargo.
• Datos de la solicitud logística: tipo de operación, modo de transporte, origen, destino, valor declarado e información de carga necesaria para cotizar.
• Datos de las interacciones: grabaciones de voz de las llamadas, transcripciones y resúmenes de las conversaciones, mensajes intercambiados por WhatsApp, SMS o correo electrónico, fecha, hora, duración y resultado de cada contacto, y la clasificación o prioridad comercial asignada a tu solicitud.
• Datos técnicos y de la autorización: token de verificación anti-bots (Cloudflare Turnstile), dirección IP, información del navegador (user agent), fecha y hora de la autorización y versión de esta política que aceptaste.

No solicitamos datos sensibles. La voz se graba únicamente como registro de la conversación; no se usa para identificarte de forma biométrica.

3. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de contacto, información o asesoría comercial.
• Elaborar, gestionar y enviar cotizaciones y su resultado.
• Contactarte por llamada telefónica, WhatsApp, SMS o correo electrónico, ya sea directamente por nuestro equipo o mediante asistentes virtuales basados en inteligencia artificial, para confirmar o ampliar la información de tu solicitud, hacer seguimiento a cotizaciones y agendar conversaciones con un asesor.
• Enviarte información comercial sobre los servicios de Easy Logistics relacionados con comercio exterior y logística. Puedes oponerte a esta finalidad en cualquier momento sin que ello afecte la atención de tu solicitud.
• Grabar, transcribir y resumir las conversaciones para registrar su resultado, controlar la calidad del servicio y conservar evidencia de lo acordado.
• Clasificar y priorizar las solicitudes (calificación de prospectos) para asignarlas al asesor adecuado.
• Crear o actualizar registros en nuestros sistemas internos y CRM para el seguimiento comercial.
• Cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades y ejercer o defender derechos.
• Mejorar la seguridad de los formularios y prevenir usos fraudulentos o automatizados.

4. Uso de inteligencia artificial y contactos automatizados

Easy Logistics puede utilizar agentes de voz y de mensajería basados en inteligencia artificial, provistos por terceros (por ejemplo, Dapta), que realizan llamadas y envían mensajes en nombre de Easy Logistics. Cuando esto ocurra, nos comprometemos a que:

• El asistente se identifique al inicio del contacto como un asistente virtual de Easy Logistics.
• Se te informe al inicio de la llamada que la conversación está siendo grabada.
• Puedas pedir en cualquier momento ser atendido por una persona, o no volver a ser contactado por un asistente virtual o por un canal determinado.
• Las clasificaciones o resúmenes generados automáticamente sirvan como apoyo a nuestro equipo. No tomamos decisiones que produzcan efectos jurídicos para ti o te afecten de forma significativa basadas únicamente en un tratamiento automatizado; las cotizaciones generadas automáticamente son indicativas y un asesor las revisa antes de formalizar cualquier servicio.
• Los proveedores de inteligencia artificial actúen como Encargados del Tratamiento y solo usen tus datos para prestarnos el servicio contratado, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.

5. Canales, horarios y frecuencia de contacto

Solo te contactaremos a través de los datos de contacto que nos suministraste (teléfono y/o correo electrónico).

Los contactos por llamada o mensaje se realizarán de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m. No te contactaremos domingos ni días festivos.

Mantendremos una frecuencia de contacto razonable y proporcional a tu solicitud. Para dejar de recibir llamadas o mensajes basta con indicarlo durante la llamada, responder al mensaje solicitando no ser contactado, o escribir a c.hernandez@easy-logistics.co.

6. Autorización del titular

El tratamiento se realiza con base en la autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada mediante la casilla de aceptación en nuestros formularios, o en las demás causales previstas en la ley cuando resulten aplicables.

Conservamos prueba de la autorización (fecha, hora, dirección IP, navegador y versión de la política aceptada).

No usaremos tus datos para finalidades distintas a las aquí descritas sin una nueva autorización, salvo las excepciones legales.

7. Encargados, proveedores y transmisiones internacionales

Para operar el servicio compartimos datos con proveedores que actúan como Encargados del Tratamiento o que proveen infraestructura tecnológica, entre ellos:

• Zoho Corporation: CRM, gestión comercial y correo electrónico.
• Dapta: agentes de voz y mensajería basados en inteligencia artificial, incluyendo la grabación, transcripción y resumen de llamadas.
• Proveedores de telefonía y mensajería necesarios para realizar llamadas y enviar mensajes (por ejemplo, WhatsApp Business de Meta y operadores de SMS).
• Cloudflare: verificación anti-bots (Turnstile) y seguridad del sitio.
• Proveedores de hosting y almacenamiento en la nube.

Algunos de estos proveedores almacenan o procesan información en servidores ubicados fuera de Colombia, incluidos Estados Unidos y otros países donde tengan infraestructura. Estas transmisiones internacionales se realizan bajo contratos de transmisión de datos u otras salvaguardas que exigen al proveedor un nivel adecuado de protección, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Al otorgar tu autorización aceptas estas transmisiones.

8. Derechos del titular

Como titular de datos personales puedes ejercer, entre otros, los derechos de:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Oponerte a ser contactado por asistentes de inteligencia artificial o por un canal específico, y solicitar ser atendido por una persona.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Easy Logistics.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

La atención de consultas y reclamos está a cargo del área administrativa de Easy Logistics, a través del correo c.hernandez@easy-logistics.co. La solicitud puede presentarla el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, indicando: nombre completo, documento de identidad, dato de contacto, descripción clara de la solicitud y documentos que la soporten cuando aplique.

Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales informando los motivos. Si el reclamo está incompleto, te pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si transcurren dos (2) meses sin que lo completes, se entenderá que desististe. Mientras se tramita, el dato se marcará como "reclamo en trámite".

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido.

Conservaremos los datos, incluidas las grabaciones y transcripciones de llamadas, durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones contractuales o legales, y los términos de prescripción o retención aplicables. Luego serán eliminados o anonimizados.

11. Menores de edad

Nuestros formularios están dirigidos a personas naturales o representantes de empresas en el marco de relaciones comerciales B2B. No solicitamos de manera intencional datos de menores de edad. Si detectas un caso de este tipo, contáctanos para proceder a su eliminación.

12. Vigencia y actualizaciones

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación. Versión actual: 2026-09-25 (25 de septiembre de 2026).

Podemos actualizarla para reflejar cambios legales u operativos. La versión vigente estará siempre disponible en este sitio. Cuando el cambio sea sustancial, especialmente si se refiere a las finalidades del tratamiento, solicitaremos una nueva autorización.

El uso del sitio se rige además por nuestros Términos de Uso, disponibles en /legal/terminos.